【ASIP实例可下载】各标准电子档案信息包结构汇总分析|公文|元数据|子系统

关注我们 -数字罗塞塔计划-两年前，笔者曾以ISO 14721开放档案信息系统（OAIS）参考模型中的三大信息包为依据并结合国内档案业务的实际情况，提出了电子文件生命周期的“四大信息包”，即归档信息包（ASIP）、移交信息包（TSIP）、保存信息包（AIP）、分发信息包（DIP）。关于“四大信息包”的更多介绍见本公众号文章《电子文件生命周期中的四大信息包》。近年来，随着电子档案单套管理工作的快速推进，一系列旨在规范电子文件归档以及电子档案移交、接收、保存等环节操作的标准相继出台，国家档案局令第22号《电子档案管理办法》的正式施行更是标志着电子档案时代的来临。可以预计，在电子文件归档和电子档案管理过程中，档案信息包作为封装档案信息的重要形式以及传递档案信息的重要方式必将发挥越来越重要的作用。但同时，随着信息包概念的深入人心及其在实际应用中出现频率的显著提升，不同类型的电子档案信息包根据其所承载内容的特点、管理需求等，展现出各具特色的结构与组成要素，令人眼花缭乱。对此，本文将介绍并对比各个标准中给出的电子档案信息包结构，并提供包含数据的归档信息包ASIP实例下载，供读者参考。1、各标准中的信息包介绍（一）GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》▲ 党政机关电子公文归档信息包结构【1、信息包结构】属于归档信息包（ASIP）类型，由说明文件和电子档案文件夹两部分组成。（1）说明文件说明文件以XML文件方式存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等。（2）电子档案文件夹电子档案文件夹是归档信息包中存储电子公文实际内容的部分，包含了电子公文的正文、附件、公文处理单等所有相关文件。电子档案文件夹一般以档号命名，存放电子档案内容数据及其元数据。内容数据由OFD文件和其他图片、音频、视频等非文本的附属文件组成。电子档案元数据以XML格式嵌入OFD文件中或单独存放在电子档案文件夹，与电子档案内容数据形成有机联系。【2、文件夹组织方式】信息包内多份归档电子公文以DA/T 22-2015规定的分类方式为依据进行组织，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。（二）GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》▲ 政务服务事项电子文件归档内容【1、信息包结构】属于归档信息包（ASIP）类型，信息包内容为单个政务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及元数据。元数据主要包含了政务服务事项办理过程中产生的各种相关文件和流程信息。政务服务事项电子文件归档信息包以一个办件为单位，一般以ZIP格式存储。其中，归档信息包结构还分为一般结构和嵌套结构。当需要在已完成归档的政务服务事项电子文件归档信息包中变更或补正电子文件组件及元数据时，可采用嵌套信息包组织结构。嵌套结构包含原归档信息包，补充和更正后的政务服务事项电子文件组件及元数据组织存放方式与一般结构一致。▲ 政务服务事项电子文件归档信息包一般结构▲ 政务服务事项电子文件归档信息包嵌套结构【2、文件夹组织方式】依据政务服务事项类型的不同，按照给出的“行政许可事项、行政处罚事项、行政强制事项、行政征收事项、行政给付事项、行政检查事项、行政确认事项、行政奖励事项和行政裁决事项”的归档材料目录分类并排列顺序。（三）DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》▲ 电子档案移交信息包结构示例（以“件”的方式整理）【1、信息包结构】属于移交信息包（TSIP）类型，包括说明文件、目录文件、全宗文件夹、其他文件夹等。（1）说明文件说明文件命名为“说明文件.TXT”，存放与移交电子档案及其载体有关的信息。包括离线移交时的载体参数（如载体容量、载体类型等）、载体编号、载体制作单位、载体检查单位，以及电子档案的移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他各种有助于说明移交电子档案及其载体的信息。（2）目录文件目录文件命名为“目录文件.XML”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行描述。（3）全宗文件夹以档号命名，存放电子档案内容数据及其元数据。（4）其他文件夹其他文件夹命名为“其他”，存放各种与此次移交接收工作相关的文件，可包括：电子档案移交清单、元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、内容数据命名规则、固化验证信息和交接过程信息（包含移交接收过程元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件）等。【2、文件夹组织方式】全宗文件夹下，按具体的分类层次组织文件夹。（四）DA/T 94-2022《电子会计档案管理规范》【1、信息包结构】属于保存信息包（AIP）类型，由说明文件、目录文件（电子会计档案登记表）和会计档案文件三部分组成。适用于未实施电子会计档案管理信息系统单位的电子会计档案保存。通过会计核算系统进行会计核算单位的电子会计档案存储结构如下。▲ 电子会计档案存储结构示意图未通过会计核算系统进行会计核算单位的电子会计凭证存储结构如下。▲ 电子会计凭证存储结构（1）说明文件通过会计核算系统进行会计核算单位的电子会计档案“说明文件”编制内容包括电子会计档案内容（会计期间+会计文件形式）、电子会计档案数量、移交人、其他需要说明的情况（如非通用格式文件说明）等。例如：2020年1月—12月电子会计凭证，共555件，张三移交。未通过会计核算系统进行会计核算单位的电子会计凭证“说明文件”编制内容包括会计期间、电子会计凭证名称、数量、移交人、其他需要说明的情况（如非通用格式文件说明）等。例如：2020年1月—12月电子发票，共555件，张三移交。（2）目录文件（电子会计档案登记表）目录文件以“电子会计档案登记表”的形式对电子会计资料进行登记，记录档案文件的“档号、文件号、题名、形成日期、保管期限、电子文件名、数量”等相关信息。（3）会计档案文件包括电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告、其他电子会计资料四类电子会计档案。【2、文件夹组织方式】（1）电子会计凭证一般按时间组卷，按记账凭证号组件，卷内电子会计凭证按凭证号先后顺序排列，件内按记账凭证、原始凭证、其他附件的顺序排列。实行电子会计凭证分类的，按类型结合时间组卷。（2）电子财务会计报告和电子会计账簿可按照各单位会计档案分类方案设置文件夹。▲ 电子会计档案分类方案（五）DA/T 103-2024《招标投标电子文件归档规范》▲ 招标投标电子文件归档信息包一般结构【1、信息包结构】属于归档信息包（ASIP）类型，包括说明文件、其他文件夹及标段（包）文件夹。（1）说明文件说明文件命名为“说明文件.txt”，存放与移交电子档案及其载体有关的信息，包括离线移交的载体参数（如载体容量、载体类型等）、载体编号、载体制作单位、载体检查单位，以及电子档案的移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他各种有助于说明移交电子档案及其载体的信息。（2）其他文件夹其他文件夹命名为“其他”，存放各种与此次移交接收工作相关的文件，可包括：电子档案移交清单、元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、内容命名规则、固化验证信息和交接过程信息（包含移交接收过程元数据和电子档案移交接收登记表的扫描件或电子签名件）等。（3）标段（包）文件夹以卷为单位组织文件夹，卷内为电子档案组合，按招标、投标、开标、评标、中标（定标）等阶段分别整理。【2、文件夹组织方式】以标段（包）为单位进行整理，一个标段（包）为一卷。卷内为电子档案组合，按招标、投标、开标、评标、中标（定标）等分阶段整理文件，一阶段为一个组合文件。如招标阶段归档文件为一个组合文件，组合文件顺序根据招标投标活动程序先后决定。（六）DA/T 104-2024《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》▲ ERP系统电子档案离线存储载体存储结构【1、信息包结构】属于保存信息包（AIP）类型，包含说明文件、目录文件、电子档案文件夹和其他文件夹。【2、文件夹组织方式】（1）业务子系统（或文件类型）—年度分类法；（2）年度—业务子系统（或文件类型）分类法；（3）业务子系统—文件类型—年度分类法；（4）年度—业务子系统—文件类型分类法。2、各信息包结构总结3、结语及文末福利信息包在电子文件归档和电子档案管理中的重要地位不言而喻，特别是针对档案管理软件功能设计实现而言。尽管不同阶段、不同行业的信息包在结构方面存在些许差异，但各标准均强调了信息包结构的重要性，要求将元数据以及电子文件内容按照一定的结构组织，实现两者关系的维护并确保其齐全完整。比较遗憾的是，“四大信息包”中还剩下分发信息包（DIP）未能出现在已发布标准中，期待未来的标准能提供参考结构。另外，考虑到现有标准中只提供了空的信息包结构示例，但并没有提供包含数据的信息包实例，导致大家在具体软件开发实现过程中依然碰到很多问题，最终形成的信息包实例也五花八门。为此，笔者特地参考GB/T 39362-2020中的ASIP结构设计了包含数据的归档信息包实例供大家下载参考，在公众号后台输入“ASIP”即可下载。数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！关注我们 -数字罗塞塔计划-